Besondere Features des VITAS Telefonassistenten

Was ist so besonders am VITAS Telefonassistenten?

Unser intelligenter Telefonassistent bietet Ihnen Unterstützung in den verschiedensten Bereichen.

Deshalb stellen wir Ihnen in diesem Artikel drei besondere Features unseres telefonischen Sprachassistenten vor:

Der Telefonassistent führt mehrere Gespräche gleichzeitig. Normalerweise sind Gespräche durch das zur Verfügung stehende Personal begrenzt. Sind alle Leitungen belegt, landet Ihr Anruf in der Warteschleife oder Sie müssen sich mit einem Besetztzeichen zufrieden geben.

Wie wäre es, wenn es hierfür eine einfache Lösung gäbe?

Unser telefonischer Sprachassistent ist in der Lage mehrere Gespräche parallel zu führen, was vor allem zu Spitzenanrufzeiten einen enormen Vorteil bringt.

Ein kleines Beispiel wie es mit und ohne VITAS in einer Arztpraxis abläuft:

• Ohne VITAS: Das Telefon klingelt und ein:e Mitarbeiter:in nimmt den Anruf entgegen, um einen Termin für den Anrufenden zu vereinbaren. Während des Gesprächs rufen weitere Patient:innen an, wovon 90 % ebenfalls nur einen Termin möchten oder eine einfache Frage zur Barrierefreiheit der Praxis haben. Nur einer der weiteren Anrufenden hat ein spezielles Anliegen. Trotzdem müssen alle Anrufenden sich vorerst mit der Warteschleife zufriedengeben. 
• Mit VITAS: Der Sprachassistent begrüßt alle Anrufenden, die ihm ihre Anliegen schildern. Die Termine werden automatisiert vereinbart, woraufhin die Patient:innen sich wieder ihrem Alltag widmen können. Auch die Fragen zur Barrierefreiheit in der Praxis werden schnell durch den Assistenten beantwortet. Der einzige Anruf, der in die Praxis durchgestellt werden muss, ist der Spezialfall. Dieser wird wie gewohnt durch ein:e Mitarbeiter:in bearbeitet, die im Anschluss Zeit für wesentliche Aufgaben und Patient:innen vor Ort hat.
  

In diesem Beispiel wird deutlich, dass die parallele Anrufbearbeitung beiden Seiten einen enormen Vorteil bietet. Selbstverständlich beschränkt sich das nicht nur auf Arztpraxen. Vielmehr profitieren Sie auch in zahlreichen anderen Branchen davon.

Auswahl an profitierenden Betrieben:

• Physiotherapiepraxen
• Restaurants und Cafés
• Hotels
• Energieversorger
• Friseursalons und Kosmetikstudios
• Taxizentralen
• eine andere Branche?

• -> Kontaktieren Sie uns! Wir sind jederzeit offen für neue Anwendungsfälle.

Roboter am Telefon wecken die Befürchtung sehr steif zu klingen. Wir sprechen automatisch deutlicher und nicht mehr intuitiv, wie wir es normalerweise tun würden. Im Gegensatz zu klassischen Bandansagen wurde unser Telefonassistent jedoch so entwickelt, dass ein natürlicher Dialog entsteht - fast wie mit einem Menschen.

Statt wie klassische Sprachdialogsysteme (IVR) einer festgelegten Struktur mit vordefinierten Pfaden zu folgen (siehe linkes Bild), reagiert unser Assistent flexibel auf die jeweiligen Aussagen. 
Dadurch werden Abweichungen, Sprünge und Umwege im Gesprächsverlauf möglich, wie es in realen Gesprächen üblich ist. 

“Bitte sprechen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton.” ‍

So oder so ähnlich klingen die gängigen Anrufbeantworter in Betrieben, Restaurants, Arztpraxen und auch privat.

Das ist nicht nur für Anrufende anstrengend, sondern kostet auch auf der anderen Seite viel Zeit. Schließlich müssen die Nachrichten regelmäßig abgehört werden, um die darauf gespeicherten Anliegen zu erfassen und zu bearbeiten. 

Meistens handelt es sich dabei um Standardanfragen, für die keine individuelle Beratung notwendig ist - der perfekte Use Case für den VITAS Telefonassistenten!

Damit werden Anrufe nicht nur automatisiert entgegengenommen, sondern im Fall von simplen Standardanfragen direkt weiter bearbeitet - selbstständig und ohne menschliches Zutun.

Der einfachste Fall sind FAQs, da Sie sowohl Fragen als auch Antworten individuell in Ihrer VITAS Benutzeroberfläche einstellen können. Sollten Ihre Anrufenden nicht mit den Antworten des Assistenten zufrieden sein, besteht jederzeit die Möglichkeit zur Weiterleitung an Ihr normales Telefon. 

Allerdings kann der Sprachassistent nicht nur Fragen beantworten, sondern einige Prozesse selbstständig durchführen, z. B. Reservierungen und Terminvereinbarungen.

Wie das funktioniert?

Mithilfe einer Schnittstelle ist der Telefonassistent in der Lage auf Ihre jeweilige Software zuzugreifen. Hierdurch erhält er einen Einblick in Ihren Kalender und die darin enthaltenen Termine/Reservierungen. 

Für einen neuen Eintrag benötigte Daten (Name, Datum, Uhrzeit, Personenanzahl, etc.) werden bei Nennung durch den Anrufenden automatisiert erkannt und eingetragen. Wenn Informationen fehlen, werden diese selbstständig und systematisch abgefragt.

Selbst ausprobieren

Das war genug Theorie für heute.

Probieren Sie es gleich selbst aus und machen Sie sich ein eigenes Bild vom VITAS Telefonassistenten.